Leerlingdossier
Scholen houden voor iedere leerling afzonderlijk een dossier bij. Daarin staan de formele gegevens van het kind genoteerd: naam, adres, gezinssituatie, eventuele voorgeschiedenis en eventuele medische gegevens. Daarnaast worden in het dossier verslagen opgenomen van gesprekken binnen het team over het kind, gesprekken met de ouders, gegevens van onderzoeken en testen, observatieverslagen en het handelingsplan. Ook worden er soms schriftelijke observaties van leraren toegevoegd over de sociale en emotionele ontwikkeling van het kind, zijn werkhouding en taakaanpak.
De vorderingen van het kind worden vastgelegd in een zogenaamd leerlingvolgsysteem. Het woord zegt het al: de leerling wordt gevolgd in zijn ontwikkeling. Het onderwijsprogramma kan daar dan op worden afgestemd. Vaak vormt het leerlingvolgsysteem de basis voor het leerlingdossier.
Het leerlingdossier is strikt vertrouwelijk en ligt achter slot en grendel. Ouders hebben het recht om het dossier in te zien, ook als het digitaal is. In de praktijk betekent dit dat er een afspraak gemaakt moet worden met de directeur om dit te doen. Ouders krijgen het dossier niet mee maar zij hebben wel recht op een kopie. De school mag voor de kosten daarvan maximaal € 4,50 in rekening brengen.
De gegevens mogen nooit aan derden worden doorgegeven of door anderen worden ingezien zonder toestemming van de ouders.
Andere vormen bij voortgezet onderwijs
Er zijn scholen voor voortgezet onderwijs die hun eigen invulling hebben gegeven aan het leerlingdossier. Dat wordt namelijk niet op school bewaard maar bij de leerling thuis. In het dossier staat per trimester welke onderdelen per vak of periode werden behandeld, hoe de leerling zich heeft ontwikkeld en in welke mate de leerling bepaalde vaardigheden beheerst. De beoordelingen per vak worden in het dossier opgeborgen. Aandachtspunten voor de beoordeling zijn onder meer de inzet van de leerling, de verzorging van het huiswerk en uiteraard de resultaten. Nadat de beoordelingen zijn uitgereikt aan de leerlingen, zijn er dossieravonden waarop ouders gesprekken kunnen voeren met de leraren.
Het dossier vervult een belangrijke functie in het geval dat een leerling overstapt naar een andere school of naar een school voor vervolgonderwijs gaat. In het dossier worden ook alle examenrelevante onderdelen bijgehouden. Het leerlingdossier is dan tevens examendossier.